В строке «Сумма» правила требуют указать всю сумму поступающих средств прописью с начала строки с заглавной буквы (копейки указываются цифрами).

Сумма НДС, при необходимости, должна быть расположена в строке «В том числе». Прилагаемые документы с указанием их номеров и дат заполнения располагаются в поле «Приложение». Сами эти документы непосредственно после получения денег погашаются штампом «Получено» с указанием текущей даты.

Квитанция к приходному кассовому ордеру должна содержать все те же сведения, что и сам ордер.

Товарный отчет необходим для правильного, своевременного списания реализованных или выбывших по каким-либо причинам товаров. Составляется в двух экземплярах.

Первый экземпляр отчета вместе с документами передается в бухгалтерию под расписку.

Бухгалтерия должна проверять отчеты в день их поступления. При проверке необходимо установить, все ли приложены документы, указанные в отчете, правильно ли они оформлены, верно ли составлен сам отчет, а также сверить арифметические подсчеты в документах о поступлении и выбытии товаров и тары, их остатки на начало и конец отчетного периода. Остатки товаров и тары на начало отчетного дня сверяют с остатками на конец дня в предыдущем товарном отчете либо с остатком по инвентаризационной описи, если составлялся первый отчет после инвентаризации.

Товарный отчет состоит из адресной части, прихода и расхода.

В адресной части указывают наименование торгового предприятия (единицы) и его структурного подразделения (отдела, секции), фамилии и инициалы материально ответственных лиц, лимит товарных запасов, номер отчета и период, за который он составлен.

В приходной части - остаток товаров на начало дня, его берут из предыдущего товарного отчета или инвентаризационной описи. Далее линейным способом отражается поступление товаров и тары по сопроводительным товарным документам поставщика или акту в хронологическом порядке. По каждому документу указывают наименование поставщика или другого источника, номер и дату документа, стоимость поступивших товаров. После записи всех документов в приход свободные строчки прочеркивают и подсчитывают итог прихода, суммируя все поступления. Затем определяют итог периода с остатком.

Материально ответственные лица обязаны приходовать принятые товары в день поступления и указывать в товарных отчетах дату фактического поступления ценностей.

В конце товарного отчета прописью указывают количество приложенных к нему документов. В числе прилагаемых к товарному отчету документов могут быть квитанции приходных кассовых ордеров на выручку, сданную в кассу, квитанции банка на принятые суммы наличных денег, копии препроводительных ведомостей, если выручка сдавалась инкассатору, и др.

Перед сдачей в бухгалтерию отчет проверяется и подписывается лицом, возглавляющим соответствующую службу предприятия, или иным лицом, уполномоченным руководителем предприятия.

Организации могут вместо товарных отчетов составлять товарно-кассовые отчеты (сменные отчеты).

Товарные или товарно-кассовые отчеты и приложенные к ним документы строгой отчетности хранятся торговым предприятием не менее 3 лет после проведения налоговой проверки.